Время проведения: 10:00 – 17:00 (16 академ. часов)
Место проведения: г. Алматы.
Программа:
День 1
Обязанности административно-хозяйственной службы (АХС)
Основные задачи административного и хозяйственного обеспечения компании
Роль АХС в деятельности организации
Управление АХС в рамках общей системы управления компании
Специфика организации работы административно-хозяйственной службы
Практическое задание: обсуждение и анализ типовых задач АХС на основе предложенной методологической схемы
Должностная инструкция руководителя АХС
Необходимые знания, навыки и опыт для успешного руководства АХС
Основные функции руководителя АХС
Взаимодействие руководителя АХС с другими структурными отделами
Ключевые компетенции, необходимые для эффективной работы
Показатели эффективности (KPI) для руководителя и персонала АХС
Ответственность и зоны контроля руководителя АХС
Практическое задание: разработка должностной инструкции (ДИ) для руководителя АХС
Планирование и управление деятельностью АХС
Основные направления в планировании работы административно-хозяйственной службы
Формирования плана частоты, объёма и качества выполняемых работ Практическое задание: разработка годового и месячного плана работ АХС
Оптимизация деятельности АХС
Варианты получения доходов от деятельности АХС
Программы по снижению издержек - участие АХС
Эффективное использование ресурсов, находящихся в зоне ответственности АХС
Бюджетирование: создание структуры бюджета АХС (факультативно, на усмотрение тренера)
Планирование бюджетных статей и защита бюджета перед руководством
Подходы к оптимизации бюджета АХС
Практическое задание: разработка программы оптимизации и сокращения бюджетных статей
Инсорсинг или аутсорсинг: что выбрать?
Принципы выбора между внутренними ресурсами и внешними поставщиками (матрица аутсорсинга)
Критерии принятия решений по аутсорсингу
Как выбрать поставщиков услуг: на что обращать внимание
Важные пункты договоров на оказание услуг
Договор аренды недвижимости
Договор технического обслуживания или эксплуатации o Договор на оказание платных услуг
Практическое задание: анализ кейса по передаче отдельных работ АХС на аутсорсинг.
Организация работы и структура подразделения
Формирование организационной структуры АХС с учетом аутсорсинга и внешних поставщиков
Координация работы служб АХС и обеспечение качественной коммуникации
Группировка связанных задач и распределение ролей
Снабжение материальными ресурсами: закупки, поставки, учет, хранение
Регулярные закупки: канцтовары, средства гигиены, хозяйственные товары o Периодические закупки: мебель, техника, подарки
Практическое задание: разработка структуры АХС и распределение задач и обязанностей
День 2
Оплата труда и мотивация сотрудников АХС
За что и как оценивается работа сотрудников АХС
Оценка работы руководителя АХС
Материальная ответственность сотрудников
Премиальная система для работников
Разработка KPI для персонала АХС
Практическое задание: создание системы показателей эффективности (KPI) для руководителя и сотрудников АХС
Контроль работы АХС
Контроль качества выполнения работ
Отчетность подразделений и руководителя АХС
Обработка жалоб и предложений от внутренних и внешних клиентов Практическое задание: предотвращение перерасходов и поддержание качества
Выполнение обязательных требований
Основные виды деятельности, подлежащие контролю o Пожарная безопасность
Санитарные нормы
Технические объекты и сооружения
Взаимодействие с надзорными органами
Практическое задание: Действия в случае проверки контролирующих органов
Работа с поставщиками и подрядчиками
Критерии отбора поставщиков и подрядчиков
Организация тендеров и конкурсного отбора
Контроль выполнения обязательств подрядчиков
Практическое задание: анализ нормативной документации компании по организации тендеров
Представительская деятельность
Организация официальных мероприятий и приемов
Проведение корпоративных праздников
Практическое задание: разработка регламента проведения корпоративных событий
Борьба с потерями (факультативно, на усмотрение тренера)
Факторы, влияющие на производительность в офисе
Виды потерь в офисной среде
Методы борьбы с «поглотителями времени»
Действия в кризисных ситуациях
Концепция "бережливого офиса": увеличение производительности и снижение
потерь
Практическое задание: создание программы по борьбе с потерями в офисе
