Время проведения: 10:00 – 17:00 (16 академ. часов)
Место проведения: г. Алматы
Целевая аудитория: заместитель руководителя, курирующий вопросы делопроизводства в организации; руководители структурных подразделений; сотрудники организации, занимающиеся составлением, регистрацией документов организации; а также лица, закрепленные в структурном подразделении за оформлением и сдачей документов в архив; специалисты документационной службы, архива организации и все заинтересованные лица.
Цель программы: - ознакомление с изменениями в нормативной правовой базой по документированию, управлению документацией и использованию систем электронного документооборота;
- ведение делопроизводства на государственном и ином языках по стандартам Республики Казахстан;
- управление документацией;
- формирование дел;
- оформление дел;
- работа с электронными документами;
- составление номенклатуры дел;
- подготовка документов к сдаче в архив организации;
- работа архива организации
- уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
Содержание:
- Нормативно-методическая база документирования, управления документацией, сохранности документов, функционирования языков в Республике Казахстан. Изменения в законодательной базе по документированию, управлению документацией и использованию систем электронного документооборота.
- Законодательная база по ведению делопроизводства на государственном и ином языках.
- Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации, обращений физических и юридических лиц. Контроль за исполнением документов.
- Основные требования к оформлению управленческой документации. Придание документам юридической силы. Госстандарты оформления документов на государственном и русском языках на бумажных и электронных носителях. Документы, не имеющие юридической силы. Понятия: подлинные электронные документы, подлинные документы на бумажных носителях, электронные копии документов, копии документов на бумажных носителях.
- Оформление приказов, протоколов, актов и других официальных документов. Ошибки, встречающиеся при оформлении официальных документов, Правила подготовки и оформления кадровых документов. Электронные трудовые договоры.
- Формирование дел на бумажных носителях. Формирование электронных документов в деле.
- Электронный документооборот. Работа с электронными документами. Электронные обращения.
- Изменения по срокам временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в архивах организации. Необходимость и особенности вносимых изменений.
- Требования к составлению номенклатуры дел структурных подразделений. Составление сводной номенклатуры дел. Заполнение итоговой записи номенклатуры дел.
- Оформление внутренней описи документов на бумажных носителях и документов в электронных делах. Оформление листа-заверителя.
- Подготовка документов к передаче в ведомственный (частный) архив организации. Оформление дел.
- Экспертиза ценности документов. Создание экспертной комиссии организации. График приема дел структурных подразделений в архив.
- Прием-передача документов в ведомственный (частный) архив организации документов на бумажных носителях и электронных носителях.
- Опись документов на бумажных носителях постоянного хранения, по личному составу, свыше 10 лет хранения.
- Опись электронных документов постоянного хранения, по личному составу и свыше 10 лет.
- Акт приема электронных документов в архив. Система электронного архива. Архивное хранение электронных документов.
- Уничтожение документов на бумажных носителях и электронных документов с истекшим сроком хранения
- Проверка документов организации, ведомственного (частного) архива уполномоченными органами. Санкции, применяемые за нарушение норм.
